De gevolgen van Maverick buying, en een oplossing voor slimmere inkoop van relatiegeschenken en promotieartikelen
Zucht… is het weer zover? Elke afdelingschef heeft op eigen houtje een bestelling geplaatst bij onbekende (althans voor jullie systeem!) leveranciers. De een heeft 100 boeketjes laten bezorgen bij thuiswerkende medewerkers, de ander heeft zijn 50 beste klanten een excuus-flesje wijn laten bezorgen. En een derde heeft bedrukte mokken verstuurd met een opwekkende tekst… En nu moet jij maar PO-nummers doorgeven, liefst vandaag vóór 16.00 uur.
Wat is Maverick buying?
Het is steeds weer hetzelfde liedje – zeker in grotere organisaties: iedereen met een eigen budget bestelt maar dingen buiten de officiële kanalen om, bij nieuwe leveranciers die niet bij administratie bekend zijn. Ze veroorzaken een hoop extra administratie, inclusief juridische en economische risico’s, die zogenaamde ‘maverick buyers’. En vergeet niet de interne wrijving, omdat je nooit snel genoeg met die PO-nummers afkomt!
Nadelen Maverick buying
- extra administratieve werkzaamheden
- juridische risico’s
- economische risico’s
- interne wrijving
Preferred suppliers kiezen
Leveranciers van promotionele producten, relatiegeschenken en kleine attenties zorgen voor veel van dergelijke ‘maverick’( letterlijk buitenbeentje) aankopen. Terwijl organisaties die hun inkoop hebben gestroomlijnd en geautomatiseerd het liefst werken met een beperkt aantal bekende en vertrouwde leveranciers.
TIP: Lees waar je op moet letten bij het selecteren van een relatiegeschenken leverancier
Waarom, is dat? Zogenaamde preferred suppliers zijn bekend met de administratieve systemen. Ook is er soms een paraplu contract gesloten waarin leveringsvoorwaarden, kwaliteitseisen, termijnen en een leuke korting verwerkt zit. Want bestellingen én betalingen kunnen dan soepel, haast automatisch gebeuren zonder overbodige administratieve rompslomp of tijdrovend handtekeningen circus.
Desalniettemin komt maverick buying in bijna elke organisatie voor, zeker waar er meerdere afdelingen of werkmaatschappijen met eigen tekenbevoegdheid en budget voor leuke dingen (en marketingacties) zijn. Die ongereguleerde aankopen zijn de Inkoop, en zeker de Chief Procurement Officer (CPO), een vervelende doorn in het oog. Immers, voor elk bloemetje of cadeautje dat het kantoor in Drachten aanschaft moet in het hoofdkantoor een leverancier worden aangemaakt en PO-nummers gegenereerd. Daardoor wordt elke irreguliere aanschaf extra duur!
Voordelen preferred suppliers
- minder administratieve handelingen, declaraties en facturen
- huisstijl bewaking
- tijdbesparing
- kostenbesparing (kwantum korting)
Slimme oplossingen maverick buying
Ook de relatiegeschenkenbranche erkent in toenemende mate het maverick-buying-probleem dat juist wij vaak veroorzaken of versterken. Daarom zie ik ook steeds meer slimme oplossingen van relatiegeschenk leveranciers, die meedenken met de klant. En met een aanbod komen dat hen de titel preferred supplier waard maakt.
Zij benaderen het hoofd inkoop of de CPO (al naargelang de professionaliseringsgraad van de klant) rechtstreeks met een helder voorstel:
“Luister, uw organisatie koopt elk jaar voor een fors bedrag aan relatiegeschenken, promotionele artikelen en dergelijke in. Als u blijft toestaan dat uw mensen daarbij de vrije keus hebben, dan kost dat véél extra administratie, en u loopt véél korting mis. Sluit daarom een contract met ons, op aantrekkelijke voorwaarden, en wij zorgen dat al uw medewerkers via uw intranet bij ons in de internetwinkel alles kunnen vinden en bestellen dat u nodig heeft. Wij bewaken dan ook uw huisstijl, zodat u daar geen fouten meer maakt. Sterker nog, wij denken proactief met u mee in al uw marketing-activiteiten, en zorgen dat uw sales nóg effectiever werkt!”
Eigen cadeaushop / GaaS
Er bestaan dus slimme oplossingen voor dit probleem. Relatiegeschenk leveranciers die een soort ‘one stop shop’ aanbieden aan klanten die centraal willen inkopen. Je krijgt als merk je eigen afgesloten cadeauwebshop waar medewerkers logo mokken, bedrukte pennen, cadeaubonnen, taarten en bloemen kunnen bestellen.
Dankzij deze interne portals krijgen je inkopers via één webshop toegang tot duizenden leveranciers. Het voordeel van dergelijke systemen is dat dit het aantal crediteuren, facturen en declaraties vermindert. Denk maar eens aan al die verjaardagscadeaus, relatiegeschenken, paascadeaus, sinterklaascadeaus, kerstgeschenken, give-aways voor events en bedrukte kantoorartikelen. Ontdek alles over Gifting as a Service (GaaS).
