Hoe selecteer ik als inkoper de juiste relatiegeschenken leverancier?
Het kiezen van de juiste relatiegeschenken leverancier vraagt om specifieke kennis en ervaring. Ongetwijfeld, als je uit een ander veld komt, kan de promowereld in een aantal opzichten vreemd lijken. Voordat je honderden of duizenden Euro’s uitgeeft aan reclame producten, moet je eerst de verschillende leveranciers leren kennen die aan je behoeften kunnen voldoen.
In dit artikel leer je waar je op moet letten bij het selecteren van de juiste relatiegeschenken leverancier:
1. Compliance
2. Facetime
3. Lokaal
4. Samples
5. Reviews
6. FAQ
Onderaan het artikel vind je nog een extra tip 😉
Compliance
Misschien niet de meest sexy bezigheid, maar wel noodzakelijk. Dus dat je toekomstige leverancier de wetten, milieureglementeringen en regels rond voedselveiligheid naleeft is uiteraard vanzelfsprekend. Want wat je niet wilt zijn blunders die jouw merk of bedrijf in verlegenheid kunnen brengen.
Social fingerprint
Check de social fingerprint van je leveranciers. Certificeringen, factory audits en kwalificaties voor arbeidsomstandigheden zijn belangrijke instrumenten om je te verzekeren van verantwoord geproduceerde producten. Denk hierbij aan internationale standaarden als SA 8000, SMETA, ISO, B Corp en BSCI.
Gedragscodes
De brancheorganisaties voor relatiegeschenken bedrijven in Nederland en België hebben gedragscodes opgesteld. Als je leverancier aangesloten is bij een van deze brancheorganisaties, dan weet je zeker dat ze voldoen aan de basics.
Certificering
Wat je zelf ook kunt checken is of de artikelen die je wilt kopen getest en gecertificeerd zijn. Denk bijvoorbeeld aan voorschriften op het gebied van gevaarlijke stoffen zoals Cadmium, maar ook aan internationale normen als het CE keurmerk, RoHS, REACH, WEEE. Met het oog op privacy, en cyber security loop je risico dat malware van je gadget een trojaans paard maakt. De Europese Unie onderhoudt een systeem voor snelle uitwisseling van informatie over gevaarlijke non-food producten: Safety Gate. Hier kun je ook informatie en tips vinden over product specifieke veiligheids issues waar je op moet letten.
Bezoek een beurs, kantoor of showroom
Facetime is van onschatbare waarde bij het selecteren van een relatiegeschenken leverancier. Een kosten efficiënt medium om zoveel mogelijk potentiële leveranciers face 2 face te ontmoeten is dan de vakbeurs. Het scheelt je enorm veel tijd in vergelijking met het organiseren van meetings of bezoeken van showrooms. Directer contact met je toekomstige leveranciers kun je niet krijgen. Relatiegeschenk vakbeurzen zijn meestal gratis toegankelijk, en je kunt vaak ook direct inspiratie opdoen.
Lokaal
Misschien wil je samenwerken met leveranciers uit de regio. Het voordeel van werken met lokale leveranciers is dat je kunt besparen op verzendkosten. Bovendien wil je als moderne ondernemer in deze tijd ook je verantwoordelijkheid nemen voor je omgeving, de samenleving en het milieu. Daarom hoor je steeds vaker dat bedrijven bij voorkeur zoveel mogelijk samenwerken met lokale leveranciers.
Gratis sample aanvragen
Een monster, sample of zicht exemplaar is een visueel voorbeeld van hoe het product eruit zal zien als je een bestelling plaatst. Je wilt er natuurlijk zeker van zijn, dat het door jou uitgekozen relatiegeschenk in het echt er net zo goed uitziet als op het plaatje. Daarom is het verstandig om altijd om een (gratis) sample van het relatiegeschenk of promotie product te vragen. Of ontvang altijd op zijn minst een digitale proef op voorhand. Zo voorkom je blunders of onnodige fouten.
Controleren
Wanneer je het sample hebt ontvangen is het zaak om deze goed te controleren. Mocht je teleurgesteld zijn, dan is het gepast om dit ook netjes te melden bij je leverancier. Dan geef je ze de kans om een alternatief aan te bieden. Wanneer je een bedrukt exemplaar hebt mogen ontvangen check dan of de kleuren, positie en de afmetingen van de bedrukking overeenkomen met de specificaties op de offerte.
Retourneren
Regelmatig bieden leveranciers gratis samples aan wanneer de waarde van het artikel niet meer dan circa €15 (ex btw) bedraagt. Echter sommige webshops berekenen hier toch kosten voor. Het is in die gevallen gebruikelijk dat retourneren van samples of zichtexemplaren niet mogelijk is. Wat wel vaak voorkomt is dat de verzendkosten of de prijs van een sample worden gecrediteerd op het moment dat je de uiteindelijke opdracht gunt aan het betreffende bedrijf.
5. Reviews
Partnerships zijn alles in het bedrijfsleven, dus werk alleen met degenen die een positief track record hebben verdiend. Want je wilt een relatiegeschenk leverancier kiezen die de opdracht aankan. Een leverancier die betrouwbaar is, financieel stabiel en kwalitatief eindresultaat oplevert.
Het lezen van recensies en online reviews is dan echt nuttig. Je leert wat eerdere klanten over een bepaalde leverancier te zeggen hebben. Hoe hun ervaring is met bestellingen in de webshop of de klantenservice. Je kunt ook om aanbevelingen vragen van collega’s, je marketingteam of zelfs familie en vrienden.
Benut ook de kracht van je netwerk. Regelmatig komen er op social media zoals Linkedin oproepen voorbij waarin opdrachtgevers om tips vragen voor het vinden van een geschikte leverancier van relatiegeschenken.
6. Vragen
Hoe goed onderhouden ze klanten? Wat is hun responstijd? Bieden ze gratis samples / monsters? Hoe reageren ze als er iets misgaat? Een eerlijk antwoord op deze vragen zul je niet altijd vinden. Uiteindelijk zijn tijd en ervaring de enige manieren om er zeker van te zijn dat een leverancier goed past bij de behoeftes van jouw bedrijf.
Laatste tip
Ik heb nog één laatste tip voor je. Wil je een levensvatbare, duurzame leveranciers relatie opbouwen met je relatiegeschenk leverancier? “Betaal ze op tijd”. Vergeet niet dat je te maken hebt met distributeurs. Dat betekent dat ze voor jou diverse fabrikanten en dienstverleners aan het werk moeten zetten vóór ze je het eindproduct kunnen leveren. Relatiegeschenken leveren is een dienstverlening. Oneerbiedig worden ze ook wel dozenschuivers genoemd: van de fabriek, via internationaal transport, het inklaren bij de douane, bedrukken en verpakken tot aan jullie deur. Als je een goede samenwerking wilt, toon dan begrip voor hun positie in de keten.
