Zo voorkom je last minute stress: gebruik de kerstpakket checklist (in 7 stappen)
Kerstpakketten bestellen: waar moet je allemaal aan denken? Wil jij zeker zijn dat dingen soepel verlopen tegen november / december? Simpel: gebruik dan de kerstpakket checklist. Zo hou je het overzicht, en en de regie in handen!
Klaar met afvinken? Check dan ook mijn 5 tips voor kerstpakketten inkopen
Corona update: Het thuis laten bezorgen van relatiegeschenken en kerstpakketten is dit jaar toegenomen. Dus je zult creatief moeten omgaan met het kerstpakket uitreikmoment. En let op dat je AGV proof geschenken verstuurt.
Benodigde tijd: 365 dagen
Maak je eigen kerstpakket checklist in 7 stappen:
- Evaluatie kerstpakketten voorgaande jaar (Januari)
Wat gaf je vorig jaar, en hoe is dat bevallen? Het beste kun je dit zo snel mogelijk vlak na het geefmoment toetsen. Want dan ligt de herinnering nog vers in het geheugen. Kies voor een onderzoeksmethode die het beste bij jullie bedrijf past:
– Stel een focusgroep samen met verschillende ontvangers van het kerstpakket.
– Organiseer een korte online enquête met behulp van een gratis tool zoals Google Forms. - Kerstpakket commissie samenstellen (Maart)
Met een interne projectgroep creëer je meer draagvlak binnen de organisatie. Daardoor maak je meer afdelingen betrokken en verantwoordelijk voor het succes. De meeste kerstpakket commissies hebben een vertegenwoordiger uit één van onderstaande afdelingen:
– HR
– Facility Management
– Directie
– Inkoper
– Marketing
– Secretariaat
– Finance ( i.v.m. vrije ruimte in de WKR, belasting en budget) - Wat typeert de bedrijfscultuur / jullie medewerkers? (April)
Behalve het aantal kerstpakketten dat je moet bestellen, en het budget dat je beschikbaar hebt. Is het ook handig om wat te weten over de ontvangers. Directie en marketing kunnen deze vragen misschien het beste beantwoorden. Maar maak ook gebruik van de kennis en data die beschikbaar is bij de afdeling HR.
– Gemiddelde leeftijd
– Man/vrouw
– Dieet (vlees, vegetarisch)
– Gezinssamenstelling
– Culturele achtergrond
– Salaris (hoogte)
– Arbeidscontracten (flexibel / vast)
– Beschikbaar kerstpakketten budget ( Een kerstpakket kost gemiddeld € 50 – bron) - Wat wordt het thema van het het kerstpakket?
Een kerstpakket thema hoeft niet te betekenen dat je al weet wát je gaat geven. Want dit is slechts een oriëntatiefase. Maar je moet nu wel een knoop doorhakken over de vorm. De meest voorkomende kerstpakketten kun je onderverdelen in deze 4 soorten:
1. Cadeaukaart
2. Kerstpakket (traditioneel)
3. Event (kerstmarkt)
4. Online keuze cadeau
Meestal is er een sterke voorkeur voor een giftcard of juist een traditioneel kerstpakket. het blijft daarom altijd een lastige beslissing. Over één ding is iedereen het in elk geval eens (blijkt uit onderzoek), geef je een cadeaubon? Dan moet er écht iets van een tastbaar cadeautje bij! - Offertes opvragen & showroombezoek ( Juni – Juli)
Met alle gegevens die je nu verzameld hebt, kun je bij verschillende leveranciers offertes gaan opvragen en showrooms bezoeken. Het voordeel is dat je een kerstpakket briefing erbij kunt geven, zodat de leverancier precies weet wat er van hem wordt verwacht. Vergeet deze dingen niet in je briefing:
Nb. Voor kerstmarkten en events is een speciale kerstmarkt checklist.
– Aantal pakketten
– Verzenddatum
– Verzendadres (indien meerdere: opgeven)
– Budget (ex BTW) per pakket inclusief verzending
– Personalisatie (wil je iets laten bedrukken, zoals namen op de verpakking)
– Wat niet mag ontbreken: iets eetbaars, begeleidende brief, en handige / mooie verpakking
– Soort verpakking (is een doos praktisch als 90% van je personeel op de fiets of met het OV naar kantoor komt?) - Finishing touch ( Augustus – September)
Als het goed is heb je nu de order geplaatst. En kun je energie gaan steken in de finishing touches, de puntjes op de ‘i’ dus. Dit gaat jullie kerstpakketten uniek, persoonlijk en ja … onvergetelijk gaan maken. Zorg dat je deze dingen afgevinkt hebt:
– Begeleidende brief (eventueel gepersonaliseerd)
– Logistiek in kaart brengen (hoe zorg je dat iedereen het kerstpakket op tijd krijgt? Vergeet niet de ZZP-ers, verschillende locaties, vakanties, langdurig zieken, vrijwilligers of tijdelijke medewerkers)
– Opslaglocatie (waar moeten de kerstpakketten worden afgeleverd, en past dat?) - Uitreiken: het kerstpakket geefmoment ( November – December)
Regel voldoende ‘handjes’ met de leden in je kerstpakket commissie. Voor een vlekkeloze distributie is het handig om een uurtje eerder op kantoor te komen. Of doe origineel: bouw een piramide van alle kerstpakketten in de kantine.
– Kondig het geefmoment tijdig aan via een leuke e-mailing of brief.
– De meeste kerstpakketten worden uitgereikt op kantoor, maar dat kan natuurlijk ook op een externe locatie, bijvoorbeeld een groot kerstfeest.
– Organiseer sowieso een ‘moment’. Nodig iedereen uit voor een toast & speech. Want het geefmoment, is minstens zo belangrijk als het kerstpakket zelf.
– Afhankelijk van de omvang van jouw bedrijf, kun je collega’s hierbij betrekken en taken verdelen
– Combineer het uitreiken met een feestelijke kerstlunch of borrel
