Laat me raden, jij mag een paar leuke relatiegeschenken kiezen? Het klinkt zo gemakkelijk: “Doe maar een voorstel voor de geschenken die we rond eind jaar gaan ronddelen!” Waar moet je allemaal aan denken als je personeels- dan wel relatiegeschenken moet uitkiezen?
Hoe kies je het juiste relatiegeschenk? 10 tips en inspiratie voor dubbers.
Moeite met kiezen van het juiste relatiegeschenk? Je bent niet alleen. Echt. Bij Relatiegeschenk Idee zien en horen we deze vraag heel vaak voorbij komen. Daarom, speciaal voor de dubbers, deze tips en aanbevelingen.
10 overwegingen en tips
- Doelstelling
- Budget
- Timeline
- Persoonlijke touch
- Kernwaarden
- Branding
- Service
- Kwaliteit
- Bruikbaarheid
- Verpakking
1. Bepaal eerst je doel
Een cadeau voor een pensionaris, jubilaris of na-jaren-vertrekkende collega vraagt om een ander soort gebaar dan een jaarlijkse dankzegging aan alle medewerkers. Externe relaties die je wilt verrassen geef je niet hetzelfde als beursbezoekers of buitendienst-slachtoffers. Elke aanleiding om iets weg te geven is weer een beetje of heel erg ‘anders’. Promotionele weggeefacties zijn bedoeld om de merkherkenning te vergroten, bij een bedankje speelt dat een kleinere rol. Zoek iets wat past bij de doelstelling.
2. Wat is je budget?
Je mag je werknemers elk jaar een cadeautje geven van maximaal € 25 inclusief BTW) Is de waarde hoger, dan betaalt de medewerker daar belasting over. Extra ruimte biedt de zogenoemde ‘vrije ruimte’ van de Werkkostenregeling of WKR. Die regeling houdt in dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen mag besteden. Dit is. Hier betaal je dus geen loonbelasting over. Daaruit kun je lunches betalen, en als er nog wat over is ook kerstpakketten en dergelijke.
Een geschenk aan zakelijke relaties is een mooie manier om te laten zien dat je ze waardeert en graag als klant houdt. De kosten (excl. BTW) zijn in principe op de normale manier aftrekbaar. Het maakt wel uit wat voor soort geschenk je geeft. In veel gevallen vallen relatiegeschenken onder “representatiekosten”, zoals wanneer het om iets eetbaars of drinkbaars gaat. Een flesje wijneen doos bonbons, een blik kaviaar, die vallen voor de fiscus onder de noemer “Voedsel, drank & genotmiddelen”. Ook de nieuwjaarsborrel valt onder representatie en de kosten daarvan zijn dus ook voor 73,5% aftrekbaar. De BTW is ook aftrekbaar, maar niet altijd, bijvoorbeeld wanneer je ontvangers particulieren zijn. Zijn de (jaarlijkse) kosten per relatie meer dan €227,- excl. BTW dan kun je geen BTW meer terugvragen van het bedrag boven die €227,-
Ding af als je groot inkoopt
Als je iets moet verzinnen voor een fors aantal collega’s ( of relaties), dan moet je haast wel iedereen hetzelfde geven. Aarzel niet om af te dingen op de catalogusprijs, zelfs bovenop de staffelkorting die ze je al vooraf ‘gunnen’. Kijk of je aspecten als personalisering wellicht goedkoper in-huis kunt (laten) doen, al dan niet na een beperkte investering in eigen tools.
3. Wees op tijd
Hou rekening met levertijden. Misschien kies je een custom made artikel, moet het apart bedrukt worden of verpakt en individueel verzonden? Zeker dit rampjaar kun je verwachten dat de post het in de weken voor de feestdagen erg, erg druk zal hebben.
4. Maak het persoonlijk
Of je u een afscheidscadeau voor een pensionerende werknemer zoekt of een bijzonder geschenk voor een bijzonder gewaardeerde relatie, zoek in elk geval naar iets dat kan worden gepersonaliseerd met de naam van de ontvanger en/of het logo van de gevende organisatie. Zoals vroeger het gouden/zilveren/vergulde zakhorloge!
5. Past het bij missie en waarden?
Als je organisatie helemaal gaat voor groen en MVO, kies dan voor een bijpassend duurzaam geschenk. Klinkt als een open deur? Kijk dan eens kritisch naar het laatste relatiegeschenk dat je in haden kreeg.
6. Wees bescheiden met branding
Zeker met relatiegeschenken moet je oppassen voor overdrijving. Hoeveel waarde jij ook hecht aan je merk en waar dat voor staat, dat betekent nog niet dat iedereen je wandelende reclamezuil wil zijn. Dus als je iemand wilt bedanken, hou je in. Beter maak je met je discreet bedrukt of gegraveerd geschenk een blijvend positieve indruk dan dat je gemengde gevoelens oproept.
7. After-giving service nodig?
Als je gaat voor lekkers, ingrediënten, fruitmanden, bloemen of welk bederfelijk product dan ook, hou dan rekening met eventuele fiasco’s. Stel dat al je medewerkers voedselvergiftiging oplopen? Geef je een plant die nog jaren mee moet, zorg dan voor voldoende duidelijke instructies.Geef je een moderne gadget, check dan de gebruiksaanwijzing. Niet zelden is die er al bij zit door een gemankeerd vertaalprogramma opgesteld. Frustratie is wel het laatste wat je met je cadeau wilt veroorzaken! Maak dus een calamiteitenplan. Grote corporates besteden dit risico en het management van de campagne uit bij een GaaS partner – lees hier meer over GaaS (Gifting as a Service).
8. Ga voor kwaliteit
Zeker ‘relatie’-geschenken weerspiegelen ( de kwaliteit van) je organisatie en haar producten of diensten. Goedkoop kan dan, zoals zo vaak, duurkoop betekenen. Wil je dat de omgeving van je ontvanger een goede indruk van je krijgt, zorg dan dat de ontvanger zich niet geneert om je geschenk te laten zien. Overigens geldt hetzelfde voor de verpakking en de manier waarop je het cadeau overhandigt. Ook de ‘unboxing’ kan en moet je imago versterken.
9. Nut en bruikbaarheid
Over smaak valt niet te twisten. Iets wat jij mooi vindt (en zich verder niet onderscheidt) kan een ander wellicht helemaal niet waarderen. Probeer jezelf te ontworstelen aan jouw eigen wow-cadeau-bias met deze extra tips voor het geven van goede relatiegeschenken. Wil je zeker zijn dat je geschenk goed scoort, dan kun je dus het beste het nuttige met het aangename verbinden. Of een cadeaubon kiezen. Kijk eens om je heen – wat heeft je omgeving al jaren op haar of zijn bureau of tas bewaard?
10. Verpakking
Miljoenen kerstpakket verpakkingen zien er hetzelfde uit: een kartonnen doos. Dus het lijkt mij niet moeilijk om iets origineels te bedenken. Toch blijkt het vinden van een mooie verpakking voor relatiegeschenken een uitdaging voor veel mensen. Steek wat extra aandacht in het ontwerp van een zelf gemaakte doos. Doe er een leuke strik omheen of personaliseer het pakpapier met de naam van de ontvanger. Met al deze kleine details creëer je extra positieve associaties tussen gever en geschenk bij de ontvanger.
Relatiegeschenken kiezen: hier komt het op neer
Er is niet één perfect geschenk, dat bij alle gelegenheden past. Heb jij als individu of als commissie dit jaar de opdracht gekregen om een passend geschenk te kiezen, ga dan niet voor een snelle beslissing maar doe serieus voorwerk.
Het veiligst is om in alle gevallen te gaan voor iets simpels, nuttigs en ( ja toch maar) moois, dat zo min mogelijk problemen kan en zal veroorzaken. De kwaliteit van je cadeau is voor de ontvanger jóuw kwaliteit.
Lees ook:
