Hoe verwelkom je een nieuwe collega?

Een nieuwe collega verwelkomen betekent niet een bosje bloemen bestellen en de werkplek inrichten. Gemiddeld duurt een onboarding traject 100 dagen vanaf de eerste werkdag. Volg deze 10 onboarding tips (.o.a. van Harvard Business School en SHRM) voor een soepel begin en warm welkom!

Een nieuwe collega verwelkomen: 10 tips

Maanden lang hebben je gezocht naar de ideale kandidaat, vele interviews, assessments en gesprekken later is het dan eindelijk zover: de eerste werkdag van jullie nieuwe collega breekt aan. Hoe verwelkom je een nieuwe collega? Die gooi je natuurlijk niet achteloos in het diepe! Want je krijgt geen tweede kans op een eerste indruk, zo luidt het cliché. Die eerste indruk verprutsen zou zonde zijn van recruitmentinspanningen en kosten. Daarom is het belangrijk om nieuwe medewerkers vanaf dag 1 een warm welkom te geven. 

1. Begin als het arbeidscontract getekend is

Slimme HR medewerkers weten: onboarding begint niet op de eerste werkdag. Om precies te zijn begint het feestje direct nadat de kandidaat het aanbod voor de nieuwe baan heeft geaccepteerd, en om precies te zijn wanneer de arbeidsovereenkomst is ondertekend door beide partijen.

Dat is het moment dat je start met de voorbereidingen zoals het bestellen van de benodigde hardware (computer, laptop, telefoon, toegangspas, welkomstpakket) en software (seats, licenties, login gegevens). Als het goed is heb je alle fases van jullie employee onboarding journey in kaart gebracht. Hier start dus fase numero uno!

2. Informeer het team

Niemand werkt helemaal solo, je bent als het goed is afhankelijk van collega’s en teamgenoten. Daarom is het belangrijk om in tweede instantie alle betrokken medewerkers op de hoogte te stellen dat er versterking in aantocht is. Deel alvast de naam, functie, startdatum en eventueel een foto. Dankzij deze move wordt een nieuwe medewerker sneller op de eerste werkdag herkend door collega’s, maar belangrijker nog: iedereen is op de hoogte.

3. Pre-boarden: stuur een teaser

Leuk hoor, 100 dagen onboarding, maar even eerlijk: wie heeft er nou de tijd om uitgebreid nieuw personeel te onboarden? Een slimme oplossing is preboarden. Om de nieuwste medewerkers zo snel mogelijk onderdeel van jullie cultuur te maken kun je voor hun eerste werkdag alvast wat ‘huiswerk’ opsturen.

Lees ook:  Bedrukte oordopjes van HAN: da’s niet eerlijk!

Denk aan een organogram (wie is wie?), overzicht van faciliteiten, bedrijfsvideo, persoonlijke welkomstboodschap van de manager / het team en een overzicht met juridische en praktische informatie zoals: hoe is je pensioen geregeld, en waar kun je vrije dagen aanvragen of je ziek melden. Maar vertel ook waar je het beste kunt lunchen, parkeren of uitstappen.

4. Geef swag

Denk je dat een bedrukte mok invloed heeft op de eerste dag van een nieuwe medewerker? Het korte antwoord op die vraag is: JA! Er gaat namelijk niets boven een tastbaar gebaar. En met name een t-shirt, cap of hoodie is onmisbaar, niets is persoonlijker of komt dichterbij je personeel dan dat.

Sinds het hybride werken populairder is geworden, is de behoefte aan new hire kits of welkomstpakketten voor het verwelkomen van nieuw personeel enorm gegroeid. Een paar tips voor de inhoud van je welkomstpakket voor nieuwe medewerkers:

  • Handgeschreven welkomstbrief
  • HR documenten
  • Bedrukte gadgets & goodies
  • Plattegrond kantoor / afdeling
  • Missie & visie van het bedrijf
  • Inwerkschema
  • Lijst met plaatselijke hotspots
  • Overzicht vrije dagen

5. Benoem een buddy

Een logische tip misschien, maar wel een die vaak over het hoofd wordt gezien. Met een buddy of mentor geef je nieuwe medewerkers niet alleen een warmer welkom, maar ook een extra steuntje in de rug. Een buddy is iemand die je wegwijs maakt in de organisatie, en de ongeschreven regels van de bedrijfscultuur kan verklappen.

Een nieuwe omgeving, onbekende mensen en andere bedrijfscultuur: het kan overweldigend zijn,en je hebt daarom de eerste weken van je nieuwe baan vaak nog veel vragen. Dan kan een buddy van ‘levensbelang’ zijn. Voor een buddy is dit misschien een mooi leermoment, om bijvoorbeeld coach-vaardigheden te trainen. Maak duidelijk wat je verwacht van buddies, en leg uit waarom deze taak zo belangrijk is.

Lees ook:  Coronaproof kantoor pakket: wat zit er in? Welkom terug op kantoor!

6. Verwelkom nieuwe collega’s bij de entree, niet hun bureau!

Laat jij je bezoek thuis ook op eigen houtje naar binnen lopen? Nee die verwelkom je bij de deur. De eerste werkdag is een speciale dag, en daar mag je best wat eerder voor uit je bed komen. Zorg dus dat je eerder op kantoor bent dan je nieuwe collega.

Over de top gaan? Dan doe je een dansje. Bij Talentica nemen ze een nieuwe collega verwelkomen wel heel serieus 😉 . Of je zet flink de bloemen buiten zoals bij Afas voor hun 500ste medewerker.

7. Hulp bij kennismaking

Het ‘voorstelrondje maken door het pand’ kan soms onnatuurlijk aanvoelen, en zowel de nieuwe medewerker als collega’s een awkward gevoel geven. Waarom zou je dit niet professioneel voorbereiden? Want geaccepteerd worden door nieuwe collega’s is een van de belangrijkste succesfactoren voor onboarding, en moet dus bovenaan de lijst met prioriteiten staan.

Wat kun je doen? Je hebt onboarding softwareprogramma’s waarin medewerkers een profiel kunnen invullen met allerlei persoonlijke info zoals je favoriete vakantiebestemming, eten en hobby’s. Gebruik deze input zodat je medewerkers ook op persoonlijk vlak kennis kan laten maken met nieuw personeel. Je kunt een kort voorstelrondje doen of je nieuwe medewerker een klein stukje laten schrijven voor de interne nieuwsbrief of jullie slack kanaal. 

8. Brood & Spelen

Het lezen van pdf’s of het luisteren naar standaard onboarding video’s en compliance certificaten behalen is niet alleen saai maar ook vervelend. Let’s add some fun! Verzin een onboarding-bingo spel, onboarding quiz of corporate 30-seconds.

In sommige opzichten kan de uitdrukking “Panem et circenses” of “Brood en Spelen” cynisch worden opgevat. Aan de andere kant weet iedereen dat een beetje simpel vermaak en een goede borrel op z’n tijd het kantoorleven dragelijker kan maken. Een ijsbreker is wat je nodig hebt, want iemands eerste werkdag is net een blind date: op papier klopt alles, maar de werkelijkheid is soms toch net even anders. 

Lees ook:  Welkomstpakket bankiers

9. Sluit niet alleen de eerste werkdag af

Normaal sprint je klokslag 17:01 de deur uit om die ene trein te redden of de koters van de BSO op te halen. Dan is de kans groot dat je nieuwe medewerker alleen en gedesoriënteerd achterblijft op zijn werkplek. Niet zo tof. Beter is, als je ervoor zorgt dat je de tijd neemt om de eerste paar dagen samen af te sluiten.

Als het om onboarding gaat vertrouwen HR professionals al jarenlang op het bekende 4 C model van ’s werelds grootste professionele HR-vereniging SHRM. Maar daar zijn inmiddels twee nieuwe C’s bijgekomen en de laatste is checkback. Checken dus! Bespreek hoe de eerste werkdag is verlopen, en kijk samen naar het programma van de dag erna. Zo hou je op een logische manier de vinger aan de pols; loopt onze onboarding nog gesmeerd? En dat checken moet je niet alleen de eerste dag doen.

  1. Compliance
  2. Clarification
  3. Connection
  4. Culture
  5. Confidence
  6. Checkback
6-C Onboarding Model
Je nieuwe collega verwelkomen met behulp van het 6-C model.

10. Luister naar frisse nieuwe ideeën

Nieuw personeel kijkt als geen ander met een objectieve en frisse blik naar je bedrijf. Tijdens de onboarding kun je direct en indirect feedback van je nieuwe medewerkers ontvangen. Benut deze bijzondere kans! En als je ruimte biedt voor nieuwe ideeën en initiatieven, verbind je automatisch nieuwe collega’s aan jullie bedrijf.