Relatiegeschenken voor ambtenaren: do’s & don’ts

Het aannemen van relatiegeschenken voor ambtenaren is tricky business.

Jouw relatiegeschenk kan het onafhankelijk functioneren van een ambtenaar in de weg staan. In verlegenheid brengen of nog erger: de integriteit schaden.

Uitkomst: een negatief imago van jouw bedrijf. Lees daarom zorgvuldig deze do’s en don’ts voor je relatiegeschenken voor een Minister of Burgemeester gaat inkopen.

Geschenken kunnen variëren in vorm en waarde, maar de gever zal er meestal hetzelfde mee voor ogen hebben: hij wil er de relatie met u (…) bestendigen of verbeteren. Hierin schuilt een risico van beïnvloeding dat vermeden moet worden.

Gedragscode Ministerie van Buitenlandse Zaken

Waarom zijn relatiegeschenken voor ambtenaren een gevoelig onderwerp?

Begin van dit jaar kwam Netanyahu, de premier van Israël, in het nieuws vanwege verdachte relatiegeschenken die hij heeft aangenomen. De grote waarde van de stroom relatiegeschenken zou duiden op omkoping. Wat er precies is gebeurt is nog niet duidelijk. Eén ding is zeker: relatiegeschenken en ambtenaren zijn een gevoelig onderwerp in de publieke opinie. Er bestaan om die reden zelfs overheden met een ‘Zero Gift Policy’. Reden genoeg om je te verdiepen in de relatiegeschenk etiquette.

Iedere schijn van corruptie moet in het politieke domein worden vermeden. Duidelijk moet zijn dat ambtenaren niet vatbaar zijn voor omkoping. Bij het aannemen van relatiegeschenken, uitnodigingen en vergoedingen geldt daarom in het algemeen dat voorzichtigheid en terughoudendheid geboden is.

Regelgeving

Er zijn, gelukkig maar, regels voor het geven van relatiegeschenken aan ambtenaren. Uitjes, diners, lunches en reizen vallen daar ook onder. Ben je een leveranciers van de Rijksoverheid? Dan heb je vaak al een instructie over het geven van relatiegeschenken gekregen. Als je relatiegeschenken wilt geven aan rijksambtenaren moeten ze namelijk voldoen aan bepaalde criteria.

Deze regels zijn 12 juni 1931 vastgesteld, door koningin Wilhelmina, in het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR). Daarnaast heeft het ontvangen van een relatiegeschenk consequenties voor de ambtenaar, zoals de meldingsplicht, waar je rekening mee dient te houden.

• Relatiegeschenken mogen nooit op het huisadres worden ontvangen;
• Uitstapjes, reizen, diners, lunches e.d. worden in principe niet bekostigd door derden. Gemaakte kosten kunnen conform de geldende regels bij het ministerie worden gedeclareerd;
• Uitnodigingen worden altijd besproken in het afdelingsoverleg of met de superieur. Zodoende kan in alle openheid worden bepaald of een uitnodiging kan worden geaccepteerd.

Maximale waarde

De waarde van het relatiegeschenk voor ambtenaren is in 1999 vastgesteld op 100 Gulden. Volgens  de website voor publieksvoorlichting Overheid.nl is dat nog altijd van kracht. Beetje vreemd want we betalen al een tijdje in Euro’s. Bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) zijn ze wat actueler. De gedragscode van BZ geeft duidelijk aan dat €50,- de maximale grens is. Nergens echter staat iets over de frequentie. Het is daarom een richtlijn die niet exact te meten is. Koste dat bosje bloemen nu €45,- of €55 ,- ? Wie zal het zeggen? En krijg jij elk jaar één relatiegeschenk van die leverancier of elke maand?

Alles is openbaar

Wat wel duidelijk is vastgelegd over relatiegeschenken voor ambtenaren: de meldplicht. Je kunt niet verwachten dat het relatiegeschenk een privé aangelegenheid is voor ambtenaren. Dus pas op met al te persoonlijke cadeaus. Als een ambtenaar een relatiegeschenk van jou krijgt is hij, ongeacht de waarde, verplicht dit te melden aan zijn manager (superieur).

Als het relatiegeschenk van de superieur niet mag worden geaccepteerd, moet het worden teruggestuurd. Er kan ook besloten worden om relatiegeschenken die wel acceptabel zijn, in de afdeling in te brengen, voor algemeen gebruik of om te verloten. Er is een kader vastgelegd waarbinnen de superieur zijn afweging moet maken. Of de ambtenaar het relatiegeschenk mag aannemen of moet weigeren hangt van deze dingen af:

• op welk moment wordt iets aangeboden (na afloop van een contract, is iets anders dan voordat er een opdracht moet worden gegund)?
• waarvoor wordt iets gegeven?
• staat het geschenk of de dienst in de juiste verhouding tot de geleverde prestatie?
• bestaat het risico dat er een contraprestatie wordt verlangd (m.a.w. risico dat de ambtenaar manipuleerbaar wordt)?;
• wordt er open mee omgegaan?
• betreft het een incidenteel geval, ontvangt betrokkene vaker iets van dezelfde relatie?
• zijn er andere ambtenaren binnen de dienst of het departement die regelmatig van dezelfde relatie een geschenk of een dienst ontvangen?