Een lege bedrijfshal, magazijn of bedrijfsrestaurant. Zelfs een eiland tovert Dave Hofmans, van Inhouse Kerstmarkt, om tot een sfeervol pop-up winter wonderland. In dit interview geeft hij insider tips voor de organisatie.
Alles wat je wilt weten over kerstmarkten voor medewerkers op je eigen locatie
Hoe zijn jullie op het idee gekomen om kerstmarkten voor bedrijven te organiseren?
Ik en mijn compagnon zijn beide ondernemers in hart en nieren. Als vrienden op een warme zomerdag zaten wij te brainstormen over leuke evenementen voor bedrijven tijdens kerst, al snel was het idee ‘Inhouse Kerstmarkt’ geboren.
Een evenement concept waarbij wij onze krachten, organisatie- en IT kennis, combineren tot een succesvol bedrijf. Tot nu toe hebben we elk jaar meer kennis en ervaring op gedaan. Inmiddels zijn we gespecialiseerd in het organiseren van kerstmarkten op eigen locatie bij bedrijven vanaf circa 250 personen.
Je bouwt elke inspiratieloze bedrijfskantine of magazijn om tot een gezellige kerstmarkt. Dat lijkt me niet altijd gemakkelijk. Hoe lang heb je daarvoor nodig?
Van lege bedrijfshallen, magazijnen, bedrijfsrestaurant tot aan een externe locatie op een eiland. Niks is te gek! Wij hebben een efficiënt en schaalbaar bouwpatroon ontwikkeld. Het opbouwen van een markt voor 1000 personen met circa 16 kramen kost ons circa 5uurtjes met circa 20man personeel. Dit patroon wordt uitgebreid naar wens van de klant, van sfeerverlichting tot een complete winterwonderland.
Vorig jaar wilde een klant met 1600 werknemers op een externe locatie extra sfeer creëren met maar liefst 36 kerstkramen. Met 50 man personeel zijn wij hier 16 uur non-stop mee bezig geweest. Uiteraard waren we binnen de gestelde tijd klaar voor de show.
Over die ‘show’ gesproken. Op je website lees ik over een zingende kerstboom. Wat is dat?
Dat is een leuke vraag! Dat is een artiest verkleed als kerstboom, als hij stil naast je staat, zie je bijna niet dat er iemand inzit, totdat hij begint te zingen. Een leuk vermaak en hilarische momenten.
Gaaf. Wat zijn, wat jou betreft, de leukste externe locaties in Nederland voor een kerstmarkt? Heb je leuke tips?
Wij van Inhouse Kerstmarkt organiseren de meeste markten bij de klanten ‘in-house’. Wij toveren elke locatie om naar de wensen van de klant. Uiteraard wordt er voor sommige markten gebruik gemaakt van mooie locaties en dan kun je denken aan de Efteling, Sprookjesbos, Theater & Congres Orpheus of bijvoorbeeld Naarderbos.
De grootste kerstmarkt die je hebt mogen organiseren. Hoe zag die er uit?
De grootste kerstmarkt op eigen locatie is de markt die wij organiseerde voor een ziekenhuis in Den Bosch. Deze duurde drie dagen voor +- 4.300 personeelsleden. 30% van onze kerstmarkten op locatie is voor meer dan 1.000 medewerkers.
Een van de meest complete kerstmarkten was toch wel die in samenwerking met evenementenbureau PPeople, zij organiseerde het evenement en wij de markt. Een volledige kerstmarkt met naast natuurlijk heel veel (36) kramen met producten van ons, divers entertainment, chique decoratie en houten chalets waar vanuit heerlijke hapjes werden geserveerd.
Wat kost een kerstmarkt op eigen locatie ongeveer per medewerker?
De kosten per persoon variëren van 2 tot 9,50 Euro organisatiekosten. Dit is afhankelijk van de grote en de wensen van de klant. Voor een kerstmarkt van 300 medewerkers nemen wij aan materiaal en personeel net zo veel mee als een markt met 500 medewerkers. Uiteraard nemen wij dan wel meer kerstgeschenken mee, maar de organisatiekosten blijven gelijk.
We zien regelmatig dat wij concurreren met partijen die ‘gratis’ organisatiekosten aanbieden. Gratis bestaat niet. Dus wij houden de kosten graag transparant naar onze klanten. Wil een bedrijf de organisatiekosten verwerkt hebben in het budget van het kerstpakket? Uiteraard is dat mogelijk.
Daarnaast bieden wij voor die organisatiekosten een complete kerstmarkt op eigen locatie met alle organisatie, kerstkramen, decoratie, website, uitnodiging, registratiesysteem, .nl domeinnaam en een feestelijke shopper.
Is een kerstmarkt op eigen locatie fiscaal aantrekkelijk?
De belastingdienst geeft ons kaders mee, maar het blijft ontzettend lastig. Dit is per organisatie eigenlijk verschillend en is er advies van een accountant voor nodig. Leuker kan ik het niet maken. Meer info vind je hier.
Wat is de grootste uitdaging bij het organiseren van een kerstmarkt voor bedrijven?
Ik las, tijdens mijn vakantie naar Jordanië, de biografie van Elon Musk. Daarin stond een stuk over de problemen die Tesla ondervond met derde partijen, wij hebben soortgelijke problemen ondervonden en opgelost.
Wat je namelijk niet in eigen beheer doet, is een risico. Wij proberen die, waar mogelijk, te elimineren. Zo hebben we de afgelopen jaren gewerkt aan een eigen registratie en scan systeem. Wij hebben sinds kort ook het assortiment van geschenken in eigen beheer genomen. Vanaf oktober 2018 zal ons nieuwe magazijn met kantoorruimtes beschikbaar zijn.
De samenwerkingen die we hebben zijn met betrouwbare partners. Zoals organisatiebureau PPeople. Wij werken veel met hun samen als het om een grote kerstmarkt op locatie gaat.
Wat zijn populaire data / tijden voor een kerstpakket kerstmarkt?
De eerste kerstmarkt voor bedrijven begint meestal in de laatste week van november. En we eindigen in het nieuwe jaar met nieuwjaarsmarkten. Elke jaar valt kerst uiteraard anders, daardoor wisselt het wel een beetje qua drukte. Voor dit jaar zien we dat de dagen van 12 t/m 23 december het drukste zijn.
Wij zijn 365 dagen per jaar in de kerstsfeer. Eerlijk gezegd hebben we voor een tweetal bedrijven een zomermarkt georganiseerd. Dat was ook heel erg origineel. De werknemers mochten dan tijdens een zomerfeest een leuk vakantie geschenk uitkiezen.
Wat wordt het vaakst vergeten bij een kerstmarkt voor bedrijven?
De afwezigen. Als klanten met een kerstmarkt op kantoor in hun hoofd zitten vergeten ze soms de collega’s die niet kunnen komen. Daarvoor bieden we alternatieven, zoals het laten shoppen door een collega, een kerstpakket thuis bezorgen en via een webshop bestellen.
Gelukkig hebben we alles voor elkaar op de dag zelf. Dat komt door de juiste voorbereiding en onze organisatorische systemen. De klanten krijgen vooraf documentatie en een checklist toegestuurd om alles te controleren, waardoor het nauwelijks is voorgekomen dat een klant iets vergeten is.
Als je het zelf moet zeggen: wat maakt Inhouse Kerstmarkt uniek?
Klanten besteden graag zoveel mogelijk werk bij ons uit. Van originele uitnodigingen tot aan een waterdichte registratie op de kerstmarkt. Daarbij komt ook de mate waarin opdrachtgevers zich ‘ontzorgd’ voelen. Het klinkt misschien als een cliché, maar dat is ook iets waar wij voor staan en garanderen.
Daarnaast bieden wij heel veel onderdelen van de kerstmarkt als standaard aan. Zoals bijvoorbeeld een proeverij bij de wijn- en kaaskraam. Een bezoekersregistratie website met .nl domeinnaam. En ook denken we graag out-of-the-box. Een kerstmarkt voor bedrijven is elke keer uniek. Omdat we het aanpassen op de wensen van de klant en hun bedrijfscultuur. We staan daarom altijd open voor het aanbieden van originele kerstgeschenken.
Oké. Wat bedoel je precies met originele kerstgeschenken?
Wij bieden de klant bijvoorbeeld altijd de keuze om vooraf te kiezen voor één of twee goede doelen. Daarnaast gebeurd het wel eens dat er een kerstkraam wordt bezet door eigen medewerkers met producten die door eigen personeel of cliënten gemaakt wordt.
Afgelopen jaar hadden bij een zorg instelling zelfs twee kramen die bezet werden door verstandelijk beperkte mensen die zelfgemaakte vogelhuisjes en kaarsen verkochten. Dit ondersteunen wij altijd volledig.
Tot slot nog deze vraag. Jullie hebben al meer dan 100 markten georganiseerd. Wat zijn volgens jou dé trends op het gebied van kerstmarkten voor 2018 /2019?
We hebben in maart het grootste gedeelte van onze producten uitgekozen. Wat elk jaar goed loopt zijn de wijnen en speciaal bieren. Dit jaar verwachten wij een trend op interieur artikelen, zoals een letterbord, zwart bestek, draadmanden, bamboe servies.
