Tag: virtueel

Net zo leuk, je kan het alleen niet vasthouden.

Virtuele relatiegeschenken en giveaways: wat moet er in een digitale goodiebag?

Bij bijna elke conferentie, beurs of ander grootschalig evenement placht je vroeger (:D) bij aankomst of bij vertrek een goodiebag aangeboden te krijgen. Kreeg je hem tegelijk met je toegangskaart, dan kon je dat tasje gebruiken om bij geselecteerde stands leuke of nuttige cadeautjes te verzamelen. Bij andere evenementen kreeg je ten afscheid een tasje vol leuke giveaways mee. Souvenirs die je met blijdschap terug deden denken aan alle kennis(sen) die je had opgedaan of opgefrist. 

Vaak werkten die goodiebags, als ze met zorg en vakmanschap ontworpen en gevuld waren. Natuurlijk waren er af en toe ook exemplaren waar vooral papier en plastic rommel in verzameld werd – die zakken werden dan buiten RAI of Jaarbeurs snel geledigd in een daartoe beschikbare openbare prullenbak, of achtergelaten in de trein naar huis. 

Nu er steeds meer volledig virtuele evenementen worden georganiseerd blijven dergelijke goodiebags populair en – hopelijk – effectief. Ze worden per post toegestuurd voor of na de bijeenkomst, gevuld door de organisatie en sponsors of zelfs door als deelnemer een lijstje met aansprekende cadeautjes aan te vinken. 

Maar waarom zou je niet in staat zijn een geheel virtuele goodiebag ( “a virtual event bag”) te (laten) vullen bij een geheel virtueel evenement? Hoe werken ze, wat kun je ‘erin’ stoppen en hoe krijg je ze bij de doelgroep/deelnemers? 

Hoe ziet een virtual event bag eruit? 

Een virtuele event bag verschilt eigenlijk nauwelijks van de fysieke ‘swag bag’ die deelnemers aan fysieke evenementen gewend zijn te ontvangen – alleen zijn ze 100% digitaal. Een aantal organisaties, gespecialiseerd in virtuele bijeenkomsten, biedt de virtuele goodiebag als extra dienst. 

Verzending / distributie

Je kunt deelnemers de bag aanbieden in je digitale ontvangsthal, waar ook de organisaties ‘die dit event mogelijk maken’ zich presenteren. De event-bag kan de vorm aannemen van een landingspagina, van een e-mail die voor, tijdens of na een evenement naar deelnemers wordt gestuurd, of zelfs van een aparte smartphone-app waarmee deelnemers de digitale goodies/goederen kunnen downloaden. En vergeet niet de mogelijkheden van QR codes en NFC tags voor de distributie van je virtuele goodiebag.

Doelstellingen

Ook het doel van een virtuele evenementen-bag is hetzelfde als dat van een fysieke: deelnemers via kleine geschenken helpen het evenement en zijn sponsor-brands te onthouden, (prospect)klantgegevens te verzamelen, en in het algemeen de deelnemers een positief gevoel te geven.een blijvende, positieve indruk op de aanwezigen.

Wat is die digitale swag dan?

Dit stop je in een virtuele goodiebag!

De digitale swag bag die je bij het begin van een evenement krijgt bevat natuurlijk de voor de hand liggende welkomst-documentatie: 

• Beursinformatie
• Programma
• Sprekers congres
• Exposanten
• Beursplattegrond
• Downloads (zoals whitepapers, wetenschappelijke artikelen en presentaties)

De verdere vulling kan vele vormen aannemen. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Cadeaubonnen of kortingskaarten voor merchandise
• Producten en diensten van primaire en secundaire sponsors; eventueel van aanpalende goede doelen. 
• Lunch en lekkers aan huis. Beurzen hebben een restaurant, VIP lounge, conferenties een buffet – je kunt deelnemers promotiecodes geven om lunch en/of koffie en thee met traktatie te bestellen via Uber Eats of een andere bezorgservice.
• Echt digitale cadeautjes zoals NFTs als relatiegeschenk
• Een loterij. Als je een bijzonder coole prijs hebt, kan je via de digitale swag-tas de mogelijkheid bieden om deel te nemen aan een weggeefactie of loterij – en zo meer data verzamelen. 
• Free trials van software. Gebruik dit programma een maand gratis. Een handige app om dit of dat te doen – met banners natuurlijk.
• Affiliate marketing opties – aanbrengpremies, commissie enzovoorts
• Links naar relevante content. Het is natuurlijk ook een geweldige plek om digitale inhoud zoals eBooks of whitepapers op te nemen. Sponsoren van het virtual event kunnen via de swag bag ook precies monitoren wie welke content opent en downloadt – een functionaliteit die de fysieke goodiebag mist.

Voordelen van de metaverse-goodiebag

De mogelijkheden van de virtual event bag zijn schier eindeloos – net zo breed en diep als het internet zelf. Virtuele goodiebags kunnen vele vormen aannemen en de inhoud kan per evenement verschillen. Maar ongeacht het type of de structuur van een virtuele goodiebag, ze bieden zonder uitzondering voordelen, zowel voor de organisatoren van het evenement als voor de deelnemers. Een virtueel evenemententasje is volledig aanpasbaar aan je behoeften. Je hebt als organisator volledige controle over wat erin wordt gestopt, je kunt zelf bepalen en monitoren hoe je bezoekers/deelnemers omgaan met de tas en de inhoud ervan. Je bepaalt zelf wanneer de event bag wordt uitgedeeld en aan wie – ook een week ná het gebeuren. 

Verder gelden natuurlijk ook alle voordelen van het virtuele event als zodanig – geen reiskosten, geen verspilling van kostbare grondstoffen, geen resterende voorraden van gadgets met verouderde bedrukking of onverkochte dure merchandise. 

Virtuele goodiebags zijn ook handig voor de deelnemers. Die hoeven niet een hele dag met een fysieke biologisch katoenen tas te zeulen. Want ja, die kunnen soms best zwaar worden! Een digitale swag bag is ook voor hen perfect. Ze kunnen hem bij zich dragen op een usb-stick ( nog een idee!) en openen wanneer ze willen. En: ze zijn milieuvriendelijk

Fysieke evenementen veroorzaken nogal wat CO2-uitstoot en afval, en zijn de oorzaak van veel verspild voedsel en water. De gemiddelde conferentiedeelnemer produceert meer dan 175 kilo CO2-uitstoot per dag. En een driedaagse conferentie voor 1.000 mensen creëert ca 6,5 ton afval…