Relatiegeschenk Idee

Menu

Tag: logistiek

Relatiegeschenk leveranciers in de knoop

Chinese leveranciers cancelen orders vanwege cashflow- en logistieke problemen

Niet alleen het Verenigd Koninkrijk heeft leveringsproblemen (tekort van 100.000 chauffeurs), maar ook de wereldhandel lijdt onder logistieke zorgen. Vooral vertragingen bij de verzending (bijvoorbeeld van giveaways en relatiegeschenken) dwingen Chinese fabrikanten zelfs tot annulering van bestellingen. De belangrijkste reden: zij hebben cashflow-problemen, omdat enorm veel volle containers onderweg zijn, dan wel voor anker liggen te wachten om gelost te worden.

Kleine leveranciers

Volgens de South China Morning Post lijden vooral de kleinere fabrikanten eronder, dat ontvangers hun rekening niet betalen omdat de bestelde goederen nog steeds onderweg zijn. En daardoor groeien bovendien hun voorraden – omdat ze niet verstuurd kunnen worden omdat er geen containers zijn! Zie als voorbeeld de situatie voor de haven van Los Angeles: liefst 90 volle containerschepen liggen te wachten tot ze gelost kunnen worden. Allemaal het gevolg van Covid.

Vertragingen verzending van giveaways en relatiegeschenken

Betty Chen, een Chinese onderneemster in t-shirts en hoodies etc moet welkome bestellingen weigeren om financieel solvabel te blijven. “Ik werk al meer dan tien jaar vooral voor de export, maar dit heb ik niet eerder meegemaakt. Ik krijg genoeg bestellingen, maar ik kan die niet meer voorfinancieren – al mijn geld zit in mijn voorraden of is onderweg!” Haar toeleveranciers zien zich gedwongen om betaling vooraf te eisen, of in elk geval binnen 14 dagen na de orderbevestiging, vertelt zij in de SCMP. 

Fabrikant Kevin Huang uit Guangdong herkent de problemen:  “Wij hebben nu 80 volle containers staan die wachten op verzending! Hoe moet ik míjn leveranciers betalen?” Vooral bij kleding bestaat bovendien het risico, dat afnemers gaan morren. “Als wij winter- of zomercollecties niet op tijd kunnen leveren worden die bestellingen natuurlijk geannuleerd.”

Stijgende prijzen

Het gebrek aan containers drijft de kosten van verzending ook nog eens op. De Drewry World Container Index stijgt al ruim twintig weken  tot nu al meer dan $10.000 per 40 ft. container. Dat is een stijging van 351% ten opzichte van dezelfde periode van 2020. 

drewry prijzen containers scheepvaart
World Container index Credits: Drewry

De impact van Covid: China, logistiek, kosten en AVG

Welke effecten van Corona zijn tijdelijk, welke op de lange termijn en welke acties kunnen we ondernemen?

In de promotionele producten branche is er één onontkoombaar gegeven: de sleutelpositie van China. Importbeperkende maatregelen, financiële crises, mensenrechten, Corona. Sinds de eeuwwisseling is er bij elke rimpel in ons westerse bestaan weer de roep om ‘minder afhankelijk te worden’ van China. En steeds weer blijkt dat dat in de huidige economische wereldorde onmogelijk is.

China

Het overgrote deel van de producten die de promo-industrie verkoopt, komt uit China. De gevolgen van COVID-19 op de relatiegeschenken markt, met name de toeleveringsketens voor de bevoorrading in Europa, waren daarom al in januari 2020 een probleem.

China heeft de technologische knowhow en de fabrieken. China heeft sophisticated supply chains, grondstoffen en de massa(liteit) die geen enkel ander land kan evenaren. Zeker in onze relatiegeschenken branche kunnen we ergens anders proberen te sourcen. Maar voor veel producten (zeker elektronica) is er geen alternatief. Geen wonder dat we met veel Chinese leveranciers inmiddels ‘warme’ banden hebben opgebouwd. Of we ons nu zorgen maken over het lot van de Oeigoeren of niet. 

Produceren in China blijft efficiënt en goedkoop. We kunnen jute tassen laten maken in Bangladesh, t-shirts in Vietnam, we kunnen kleine series  en specialiteiten in Europa produceren. Maar voor dubbelwandige drinkbekers of elektronische gadgets zijn er economisch gezien geen andere bronnen dan China. Ook Covid heeft daar geen verandering in gebracht. Integendeel – we zijn juist door de pandemie weer eens met de neus op de feiten gedrukt.

Stijgende kosten

Dat betekent niet dat China ontsnapt aan de gevolgen van Corona. Dat geldt zeker voor de prijzen van grondstoffen, productie en distributie. Ook Chinese fabrieken moesten stilgelegd worden door lockdowns. Ook zij kregen en krijgen te maken met stijgende kosten voor containervervoer en volatiele valuta. Biden zet het anti-Chinabeleid van zijn voorganger blijkbaar gewoon voort. De Yuan is nu beduidend duurder dan een paar jaar geleden. En dat alles opgeteld gaat zich onherroepelijk wreken.

Kortom, we zullen er rekening mee moeten houden dat we die kostenstijgingen ook hier door zullen moeten gaan rekenen aan onze klanten. Alsof we nog niet genoeg problemen hebben met de AVG…

Compliant logistics is key

We zullen voorlopig in elk geval moeten rekenen op moeizamer en duurder transport. De Global Container Freight Index is sinds november vorig jaar met 80% gestegen, tot drie keer zo hoog als in januari 2020.  En velen van onze lezers zullen zelf gemerkt hebben hoe de enorme groei van thuiswinkelen ervoor gezorgd heeft, dat ook het binnenlands transport kraakt in zijn voegen. Dat kan voor de kosten maar één ding betekenen: die zullen ook hier stijgen. Zeker als er een gegarandeerde leveringstijd moet worden afgesproken.

Opslag, distributielogistiek, technologie en wetgeving zullen ons de komende maanden veel hoofdbrekens gaan geven. Het nieuwe thuiswerken – ‘een gedecentraliseerd personeelsbestand’ – zal meer dropshipping  veroorzaken, met alle (adres en privacy) problemen van dien. 

Moeten we straks vooral concurreren op compliant promo-software, concurrerende verzendtarieven, nauwe relaties met vervoerders, robuuste opslag- / fulfillment en… producenten dichter bij huis. In elk geval  buiten China?

Lees ook: Komt er nu eindelijk een einde aan zinloos en goedkope promotionele producten en relatiegeschenken. Of gaan we in de coronacrisis weer voor goedkoop strooigoed?

Huis aan huis bezorging van kerstpakketten

Hoe bezorg je het kerstpakket bij je medewerkers, als ze niet op kantoor zijn? 

De bezorging van kerstpakketten was tot en met vorig jaar betrekkelijk simpel. Want kerstpakketten worden normaal gesproken op één locatie bezorgd. En hooguit een tiental locaties, wanneer het een grote landelijke organisatie met diverse locaties betreft. Van daaruit neemt de afdeling HR de logistiek over. Die verdelen de kerstpakketten tijdens een kerstborrel of kerstfeest, waarna de werknemers hun eigen kerstpakket mee naar huis kunnen nemen. 

Werkgevers zullen creatief moeten omgaan met het ‘overhandigen’ van het kerstpakket.

Werkgevers zullen creatief moeten omgaan met het ‘overhandigen’ van het kerstpakket. Nu het meeste personeel thuis zit, moet in sommige gevallen duizenden kerstpakketten op duizenden verschillende adressen worden bezorgd. Kiezen jullie voor de basic bezorging door een gehaaste pakketbezorger? Of maak je het uitgifte moment toch nog speciaal tijdens corona? Daar is nu een leuke oplossing voor.

Deze persoonlijke kerstpakket bezorgservice levert kerstpakketten huis-aan-huis.

Van Dongen Events is een verhuurbedrijf in de evenementenbranche, dat sinds maart helemaal stil ligt door corona. Eigenaar Ramon van Dongen is gespecialiseerd in de verhuur en verzorging van garderobes. Hij bedacht daarom een creatieve oplossing voor bedrijven die hun fysieke kerstfeest, incl. kerstpakket uitgifte, moeten cancelen. Doordat veel medewerkers dit jaar thuis werken en een kerstpakket doorgaans op het werk uitgedeeld wordt, bedacht hij een service om kerstpakketten huis aan huis te bezorgen. 

Persoonlijke kerstpakket bezorgservice

Maar natuurlijk wel op een manier die past bij de evenementenbranche. Dus niet gehaast, maar persoonlijk en met een glimlach. Net als bij de garderobe van een leuk bedrijfsfeest, maar dan voor je deur. “ Een werkgever geeft namelijk geen doos met producten, maar geeft een blijk van waardering. Juist de wijze van bezorging kan daarbij een grote rol spelen.” Aldus Van Dongen.

De oproepkrachten van het evenementenbedrijf krijgen heel veel energie om mensen weer blij te maken. Het is alsof er weer even een hele hoop kleine evenementen zijn. Bij elke druk op de deurbel opnieuw.

persoonlijk overhandigen kerstpakket aan huis

De feestelijke kerstpakket bezorgers komen verkleed in een net kerstpak, zodat de ontvanger alvast in de feestelijke kerstsfeer komt. Door van elke bezorging een leuke foto te maken, zijn uiteindelijk toch alle (thuiswerkende) medewerkers een beetje samen. 

Kosten huis aan huis bezorging kerstpakketten

Thuisbezorging maakt de kerstpakketten wel een tikkeltje duurder. De huis aan huis kerstpakket bezorgservice kost €7,75 per pakket. Levering is ook ’s avonds en in het weekend mogelijk. En ze doen nog veel meer: labelen, opslag, track and trace, zie hun website voor meer info

Beetje zuur, maar goed om te weten is dat bezorgkosten officieel meetellen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Het goede nieuws is dat de WKR gelukkig dit jaar extra versoepeld is. De fiscus ziet de waarde van het kerstpakket plus de bijkomende verzendkosten als loon. Dat de verzendkosten apart gefactureerd worden maakt helaas geen verschil. Een uitzondering is de kleine geschenkenregeling. Maar of dat van toepassing is op jullie situatie kun je het beste even navragen bij je accountant.

Uitdagende tijd

Het is een uitdaging om in deze tijd het persoonlijk contact met medewerkers in stand te houden. Sinds maart 2019 zien we dat medewerkers overspoeld worden met handige thuiswerk cadeautjes en lekkere borrel pakketten. En ook van de feestdagen proberen steeds meer bedrijven een ‘hele happening’ te maken. Uiteenlopend van persoonlijke huis aan huis bezorging van kerstpakketten tot online  kerstborrels en een digitale dinnershow met BNers.

AVG proof relatiegeschenken versturen: Covid en privacy

Relatiegeschenken versturen? Bezint eer gij begint! Zeker in Covid-tijden.

Kerstpakketten en relatiegeschenken versturen naar privé adressen. Hoe doe je dat veilig en conform Europese privacywetgeving?

Veel bedrijven laten (tijdens de lockdown) de kerstpakketten of relatiegeschenken versturen naar privé adressen van medewerkers of klanten. Dan moet je een adressenbestand aanleveren bij je leverancier. Deel je die via email? Worden de gegevens geanonimiseerd of het bestand beveiligd? Gaat alles wel 100% volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? En hoe verkrijg je de privé adressen van zakenrelaties / klanten?

Covid en privacy

Door de COVID-19 pandemie zien veel werkgevers zich gedwongen dit jaar hun traditionele eindejaarsbijeenkomsten ( of feestjes) te cancelen. Veel HR-afdelingen zien in eerste instantie een kans om wat extra aandacht ( en geld) te besteden aan een passend Sinterklaas- , kerst- of (minder aanstootgevend) eindejaarsgeschenk voor de medewerkers. Die arme thuiswerkers…  De kerstpakket trend is dit jaar dan ook ‘persoonlijker’, gezelliger, zorgzaam, creatief. Denk aan knusse fleeces en plaids, truien en lekkers om ‘en famille’ en zonder schoonfamilie van te genieten.

Distributie relatiegeschenken

Maar aangezien we al die pakketten dit jaar niet persoonlijk mogen uitdelen, moeten ze verzonden worden. Leveranciers kunnen alles voor jullie bedrijf via de post verzenden, als bezorgpakketje, afhaalpakketje of als een brievenbuspakketje. Eerder waarschuwden we hier al voor de te verwachten drukte: begin op tijd! ( nu is eigenlijk al te laat…).  En ontdekken we een nieuwe sta-in-de-weg voor een soepele distributie van relatiegeschenken aan klanten en het personeel: de AVG.

Kunnen jullie direct de sokken tesamen met de brief (en in de envelop/pakketje oranje confetti) aan onze collega’s bezorgen (adressenbestand lever ik aan.)

Opdrachten inclusief bezorging aan huis voor elke medewerker komen steeds vaker voor.

Maatregelen voor beveiliging

Even een bestand met adresgegevens versturen over een onbeveiligd netwerk? Het gebeurt vaker dan je denkt. Slechte beveiliging kan leiden tot een datalek en vervolgens tot misbruik van deze persoonsgegevens. Als bedrijf ben je verantwoordelijk voor deze beveiliging en dien je passende maatregelen te nemen. De meeste adressenbestanden voor het versturen van relatiegeschenken worden via email gedeeld. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft tips hoe je deze bestanden veilig via e-mail kunt versturen:

  1. Het versleutelen van de persoonsgegevens in een e-mailbijlage. Je kunt bijvoorbeeld hashing gebruiken als methode om persoonsgegevens te pseudonimiseren.
  2. Het versleutelen van het e-mailverkeer tussen mailservers met een of meerdere moderne internetstandaard(en). Voorbeelden van moderne internetstandaarden zijn DANE, DKIM, PGP, S/MIME, SPF en STARTTLS.

TIP: Je kunt hier een gratis e-mail test laten doen om te checken of jullie e-mailvoorziening de moderne internetstandaarden ondersteunt.

Wat is een verwerkersovereenkomst?

Een verwerkersovereenkomst is verplicht als een ander bedrijf persoonsgegevens van je personeel of klanten verwerkt. Die moet je met je leverancier afsluiten. Doe je dat niet? Dan zijn beide partijen in overtreding. Immers, je mag niet zomaar lijsten met NAW-gegevens aan de leverancier geven.  

Is een verwerkersovereenkomst voor relatiegeschenk leveranciers verplicht?

Met een verwerkersovereenkomst sluit je als verwerkingsverantwoordelijke uit dat de andere partij (verwerker) de persoonsgegevens voor eigen doelen mag verwerken. Je mag alleen verwerkers inschakelen die voldoende garanties bieden dat zij aan de wettelijke vereisten voldoen.

Ik krijg regelmatig vragen van bedrijven of ze met hun relatiegeschenk / kerstpakket leverancier een verwerkersovereenkomst moeten afsluiten.  Het antwoord hierop is nee. Je hoeft geen verwerkersovereenkomst af te sluiten met je relatiegeschenken leverancier. 

De leverancier van kerstpakketten of relatiegeschenken is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor hun dienstverlening. Denk hierbij aan namen, adressen, postcodes, woonplaatsen en eventueel telefoonnummers en e-mailadressen voor ’track & trace’-bezorging. Dat betekent dat deze leveranciers dus geen verwerkersovereenkomsten hoeft af te sluiten met hun opdrachtgevers. Meer diepgaande informatie en voorbeelden vind je hier.

Boete

De AP controleert in Nederland of bedrijven zich aan de AVG houden. Zij kunnen ook boetes uitdelen. AP is de instantie die toezicht houdt en handhaaft. De boetes kunnen oplopen tot maximaal 20 miljoen euro, of 4% van je wereldwijde omzet als je de privacywet overtreed. De eerste probleemgevallen zijn inmiddels al bekend geworden. Wat kun je eraan doen?

Persoonsgegevens verzamelen

Wil je cadeautjes of andere Direct Mail acties versturen? Dan is hiervoor in veel gevallen toestemming nodig. De AVG stelt strengere eisen aan de benodigde toestemming dan de vorige privacywet. Je kunt medewerkers (en externe relaties) vragen om in een veilige omgeving ( extra beveiligde site) zelf hun adresgegevens bekend te maken aan de verzender. Op deze manier is het doel duidelijk, en geef je toestemming om deze persoonlijke data te gebruiken. 

Beschrijving van gegevensverwerking

De traditionele bijeenkomsten en rondjes van Sales langs trouwe relaties kunnen niet meer.  Is goede raad duur? De KVK wijst in dit kader nog eens op de AVG-checklist van tien vragen, die ook hier van pas kan komen. Ook de Makro laat zien wat er zoal bij de verzending van kerstpakketten door een derde komt kijken. Zij garanderen dat de verwerking van adressen AVG-proof zal gebeuren, zonder daar meteen nadere uitleg bij te geven. Even doorvragen bij je kerstpakket leverancier denk ik.

Het moge duidelijk zijn, dat je als opdrachtgever de dure plicht hebt om te zorgen dat de door jou gekozen leverancier zich aan alle wetten en regels houdt, en dat ook kan aantonen. Zelf zul je minstens een soort reglement moeten opstellen als je relatiegeschenken gaat versturen naar privéadressen. Met een beschrijving van gegevensverwerking (zie voorbeeld van het ministerie van Sociale Zaken) kun je de (verzameling van) eindejaarsgeschenk-‘bestellingen’ van medewerkers of relaties correct regelen en documenteren.