Een relatiegeschenken beleid of ‘business gifts policy’ is een set richtlijnen en regels die een bedrijf opstelt om ervoor te zorgen dat de geschenken die het aan klanten, partners, leveranciers en andere relaties geeft, passend en ethisch zijn. Want een te duur of fout relatiegeschenk kan leiden tot imagoschade en/of belangenverstrengeling. In dit artikel leg ik uit waarom een beleid voor relatiegeschenken belangrijk is en vindt je enkele praktische tips.
Het is extreem belangrijk om je stakeholders/relaties, klanten, leveranciers én medewerkers, met enige regelmaat te laten zien hoeveel ze worden gewaardeerd. Waardering tonen voor die relaties zorgt ervoor dat ze zich erkend voelen als partner, als professional én als mens. Een tastbare persoonlijke attentie, hoe klein ook, kan, op het juiste moment gegeven, een wereld van verschil maken.
Een doos vol verrassing(en) geven aan relaties die ertoe doen is dan ook een geweldig idee. Bij verjaardagen, feestdagen of jubilea, wanneer een nieuwe klant is binnengehaald of een project succesvol wordt afgesloten, er zijn legio aanleidingen en mijlpalen om je erkenning te laten zien – en voelen.
Relatiegeschenken: de smeerolie van het bedrijfsleven
Het koesteren van zowel toptalent als goede klanten is voor elke organisatie cruciaal. Relatiegeschenken zijn en blijven een effectieve manier om die relaties te verstevigen. Ze voeden loyaliteit en trouw en bieden een uitgelezen mogelijkheid om je visie, normen en waarden te onderstrepen.
Een fijn cadeau krijgen roept krachtige emoties op, men noemt dat het effect van haptische reclame. Die ervaring creëert onherroepelijk een positieve associatie met de gever en zo beïnvloeden relatiegeschenken het gedrag van mensen. Daarom werken relatiegeschenken: ze blijken steeds weer een effectieve investering. De meeste cadeaus worden niet verwacht – en daardoor inspireren ze tot dankbaarheid en gevoelens van reciprociteit: de ontvanger wil iets even vriendelijks terugdoen.
Het enige probleem is: hoe kies je het juiste geschenk voor de juiste ontvanger? Je moet strategisch én tactisch opereren. Wat is de relatie waard? Wil je ten koste van alles voorkomen dat je toptalent naar elders vertrekt, of dat je klant haar budget elders besteedt? Je geschenk moet ook nog eens precies de juiste waarde hebben: niet te goedkoop, dat is een belediging. Maar ook niet te duur: dat riekt naar omkoperij of chantage.
Mag je relatie eigenlijk überhaupt wel cadeaus krijgen en accepteren, of is dat ‘not done’?
Ethiek van geven en ontvangen van relatiegeschenken
Ethiek en transparantie zijn belangrijk in alle sectoren, maar sommige zijn strenger dan andere wat betreft het geschenkenbeleid.
Natuurlijk stelt de Belastingdienst grenzen aan wat je kunt en mag geven en ontvangen. Maar er zijn ook sectoren die geen zakelijke geschenken toestaan, of waar strenge regelgeving de mogelijkheden beperken. Denk aan de medische wereld en de farmaceutische industrie; en ook wanneer ‘de overheid’ je klant is zijn jij en je relaties aan strakke ge- en verboden onderhevig.
Het is uiterst pijnlijk wanneer je met de beste bedoelingen een relatie die jij als ‘waardevolle stakeholder’ beschouwt een relatiegeschenk stuurt, en de ontvanger je moet vertellen dat zij het niet kan accepteren. Beperkingen gelden dus voor de medische beroepen (Urgo-laboratoria veroordeeld voor het aanbieden van relatiegeschenken aan apothekers), maar ook mensen in de media, bij de overheid (relatiegeschenken voor ambtenaren), high tech, non-profitorganisaties en financiële diensten kun je vaak niet zomaar een relatiegeschenk sturen. En steeds meer bedrijven en organisaties formuleren hun eigen relatiegeschenken beleid of geschenk- & entertainmentbeleid, zie bijvoorbeeld dit bedrijf.
Relatiegeschenken beleid opstellen
“Bij ons mogen medewerkers alleen in het kader van een normale goede samenwerkingsrelatie geschenken en [tickets voor] entertainment met een bescheiden waarde weggeven, en zeker niet om de ander te beïnvloeden. Wij nemen zelf evenmin geschenken of entertainment aan als het de bedoeling is om een beslissing te beïnvloeden of in ruil voor een contract, diensten of vertrouwelijke informatie.”
Voorbeeldtekst relatiegeschenken beleid
Reputatieschade voorkomen
De afgelopen decennia was het voor salesmensen, met name in de financiële dienstverlening, (advertentie)media en medische marketing, heel gewoon geworden om hun klanten mee te nemen naar dure evenementen en hen te verwennen met luxe artikelen. Dat liep soms de spuigaten uit.
Steeds vaker moeten bedrijven en organisaties nu ook wettelijk kunnen aantonen dat zij sterke control- en registratiemaatregelen geformuleerd hebben en de naleving daarvan ook controleren, ook waar het relatiegeschenken betreft. Tegelijk willen die bedrijven en organisaties er zeker van zijn dat ze niets doen dat hun reputatie kan schaden. Hun werknemers wordt opgedragen goed na te denken vóórdat ze een geschenk accepteren; kan accepteren van uitnodigingen of cadeautjes het belang of de reputatie van hun werkgever schaden dan wel in gevaar brengen?
Dergelijk formeel beleid rond het geven en accepteren van relatiegeschenken maakt onderdeel uit van het algemene streven om transparant enaccountable te zijn in het kader van anti-corruptie en anti-witwaswetgeving. Daarnaast maken organisaties zich steeds meer zorgen om hun reputatie – een toevallige gebeurtenis kan enorme repercussies hebben.
Een relatiegeschenkenbeleid moet in elk geval:
- Bepalen van wie de werknemers wel/niet een geschenk kunnen accepteren
- Onder welke restricties een werknemer een geschenk kan accepteren
- Een aanspreekpunt bieden voor advies over wat wel en niet gepast is om als cadeau te accepteren
- Expliciteren wat in elk geval verboden is
Eenzelfde beleid is natuurlijk ook nuttig rond het géven van relatiegeschenken…
Doe onderzoek
Als je twijfelt of een belangrijke relatie een relatiegeschenk of ‘gebaar’ kan accepteren, dan is het altijd het beste om het gewoon te vragen. Sommige bedrijven publiceren hun gedragscodes al online, dus je kunt dat van tevoren controleren. Kun je de informatie niet online vinden, bel de organisatie dan gewoon eerst op.
Overigens kun je som ethische problemen voorkomen of in elk geval verkleinen wanneer je, in plaats van één beslisser te fêteren, een heel team mee uit lunchen neemt of een doos vol taartjes laat bezorgen. Of doneer wat aan een goed doel waarvan je weet dat dit door de organisatie gesteund wordt!
Ook het kleinste gebaar kan laten zien dat je aan je relatie denkt of dat je ze waardeert, zonder dat je juridische of ethische risico’s loopt of veroorzaakt.
Hieronder vind je een voorbeeld van een relatiegeschenken beleid:
Benodigde tijd: 5 dagen
Voorbeeld van een relatiegeschenken beleid. Let op: geen enkel bedrijf is hetzelfde. Pas de onderdelen aan op basis van jullie bedrijfscultuur, omvang en de juridische beperkingen die gelden voor de branche waarin je actief bent.
- Doel
Het doel van dit beleid is om ervoor te zorgen dat relatiegeschenken op een passende en ethische manier worden gegeven en ontvangen. Het beleid moet de integriteit van het bedrijf waarborgen en ervoor zorgen dat er geen sprake is van belangenverstrengeling, omkoping of ongepaste beïnvloeding.
- Definitie
Onder relatiegeschenken worden alle geschenken verstaan die worden gegeven aan, of ontvangen van klanten, partners, leveranciers en andere zakelijke relaties.
- Beleid
3.1 Het geven van relatiegeschenken is toegestaan, maar alleen als het voldoet aan de volgende voorwaarden:
– Het geschenk mag geen invloed hebben op de zakelijke beslissingen van de ontvanger;
– Het geschenk mag de integriteit van het bedrijf niet aantasten;
– Het geschenk mag niet in strijd zijn met enige wet- en regelgeving.
3.2 Geschenken met een waarde hoger dan €100 mogen niet worden gegeven of ontvangen zonder voorafgaande toestemming van het management.
3.3 Geschenken in natura, zoals uitjes of etentjes, zijn toegestaan, maar alleen als ze voldoen aan de voorwaarden in punt 3.1. Indien het bedrag van het uitje of etentje boven de €75 uitkomt, moet voorafgaande toestemming worden gevraagd aan het management.
3.4 Het geven van geld of waardebonnen is niet toegestaan.
3.5 Het is niet toegestaan om relatiegeschenken te geven aan overheidsfunctionarissen of politici. Dit kan als omkoping worden beschouwd.
3.6 Relatiegeschenken moeten altijd worden geregistreerd en bijgehouden in een logboek. - Handhaving
4.1 Iedereen binnen het bedrijf is verantwoordelijk voor het naleven van dit beleid.
4.2 Het management is verantwoordelijk voor het handhaven van dit beleid.
4.3 Overtredingen van dit beleid kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen. - Communicatie
Dit beleid moet worden gecommuniceerd naar alle medewerkers en zakelijke relaties van het bedrijf. Het moet op een duidelijke en begrijpelijke manier worden uitgelegd, zodat iedereen weet wat wel en niet is toegestaan.
