Hoe optimaliseer je (het effect van) een virtueel evenement?

Nu we door de zoveelste golf weer gedwongen worden om met alles ‘online’ te gaan, rijst de vraag: hoe haal ik het maximale uit mijn virtuele ontmoetingen met klanten en relaties? 

Online evenementen zijn volgens mij een blijvertje. Uit noodzaak, vanwege de restricties van de pandemie, maar ook doordat we ontdekt hebben dat het ook anders kan, zonder RAI, Jaarbeurs of andere troosteloze locatie ( sorry jongens).  Inmiddels weten we dat op allerlei manieren virtueel veel meer mogelijk is dan fysiek. We gaan allemaal online, virtueel, digitaal of in hybride vorm. Wat blijft is de vraag: hoe brengen we ons verhaal zo goed mogelijk over? Hoe garanderen we betrokkenheid en aandacht van de deelnemers, maken we ‘live’ interactie mogelijk, kun je de ‘opname’ later nog gebruiken?  

Inmiddels zijn er legio dienstverleners die ‘de wereld’ beloven. Online evenementen zijn volledig aanpasbaar aan wensen en omstandigheden. Sprekers kunnen vanuit hun huis of werk optreden in virtuele studio’s en op virtuele podia. Ze kunnen hun bijdrage leveren vanaf de Eiffeltoren ( biedt een dienstverlener aan) , in een 3D-wereld, met 360 graden video, of wat je maar kunt bedenken. Deelnemers, thuis of op het werk, kunnen reageren via hun telefoon. 

Maximaliseren van het effect

Technologisch moge alles tegenwoordig kunnen, dat betekent niet dat je daarmee ook het effect en het rendement van je evenement automatisch optimaliseert. 

Ga je entree heffen? Onderscheid dan verschillende tarieven. Biedt vip-kaarten aan die extra privileges bieden, geef korting aan snelle beslissers, vraag meer voor live deelname (met live interactie!) dan voor het achteraf kijken naar de opgenomen festiviteit. 

Lees ook:  Groot groter grootst - Gifts World Expo gaat virtueel

Als je meerdere sessies organiseert, biedt dan een abonnement aan, of een pas voor evenementen naar keuze. Denk ook aan sponsorkortingen, groepsboekingen, er zijn zoveel mogelijkheden voor u. Kun je extra inkomsten of deelnemers genereren via affiliate marketing? Zijn er organisaties die vroeger een stand in de wandelgangen of foyer zouden hebben ingericht en bemensd? Wat kun je hen online bieden? Hoe leg je een en ander vast in contracten? 

  1. Onderscheid verschillende entreeprijzen
  2. Biedt VIP kaarten aan
  3. Zet kortingscodes in voor earlybirds
  4. Geef trouwe klanten de mogelijkheid van een doorlopend lidmaatschap
  5. Genereer awareness en sales met affiliates / partnerships
  6. Start een refferal programma voor brand ambassadors
  7. Stel digital sponsorpakketten samen voor partners
  8. Verstuur eeen giftbox of virtuele goodiebag naar deelnemers ( voor- of achteraf)

En vergeet de ouwe trouwe goodies niet!

Ook bij virtuele evenementen blijven (relatie)geschenken een effectief middel om je boodschap extra kracht en duurzaamheid te geven, zoals we hier al eerder hebben benadrukt. Aan virtuele deelnemers tastbare promotieproducten geven blijft een van de meest effectieve manieren om het evenement en/of je sponsorschap ervan extra indruk te laten maken.

Alleen daardoor kun je ervoor zorgen, dat je virtuele bezoekers met de neus op de promotionele feiten worden gedrukt. En pak je het slim aan, dan kunnen dergelijke cadeautjes in elk geval een binnenkomer zijn bij de deelnemers. 

Lees ook:  Digitale wijnbeluchter, gadget voor wijnliefhebbers