Hoe blijf je fysiek verbonden in een virtuele wereld?

Haal met leuke goodies het beste uit video-vergaderingen, commitment en relatiebeheer in coronatijd. 

Hoe vergroot je het commitment bij de deelnemers van online vergaderingen? De lol is er namelijk onderhand wel vanaf, van die zoom-vergaderingen. Hoe kun je ‘op afstand’ nog werken aan klantrelaties en team-spirit? Wie vindt het geen onzinnige tijdverspilling, dat standaard teamoverleg, of erger het “virtual team happy hour” in plaats van een echte vrijmibo. Een ouderwetse, met echte drank zonder maskers?

Wat is het nadeel van online vergaderen en communicatie?

Vergaderingen. Die zijn 9 van de 10 keer gewoon oersaai. Er zijn een paar voor de hand liggende, en evenveel niet zo voor de hand liggende redenen waarom ‘virtueel vergaderen’ niet opkan tegen persoonlijke face-time meetings. Dit zijn de 3 belangrijkste nadelen van online vergaderen:

  1. Tijdens een fysieke vergadering kon je de blik nog eens laten afdwalen.  Naar buiten, naar die leuke jongen/meisje/x van Sales, veelbetekenend naar die ene medestander die het ook beter weet. En naar de koffie- of theekan, bij gebrek aan beter. Maar bij een virtuele vergadering staren we naar een scherm met kleine koppies, en verbazen ons hoogstens over de achtergrond bij collega X thuis.
  2. Dat veelbetekenend oogcontact is een fundamenteel onderdeel van menselijke interactie. Daar is sprake van wederkerigheid. Bij Zoom kijk ik niet eens naar de camera. Iedereen kijkt weg, met andere woorden. 
  3. Geef je online een presentatie dan krijg je geen non-verbale feedback van je gehoor. Dat is niet bevorderlijk voor je overtuigingskracht.
goodies virtuele evenementen commitment effectiviteit coronatijd communicatie

Dit nieuwe normaal is absoluut niet normaal. Al die evenementen die we vroeger organiseerden met en voor klanten en werknemers. Zoals  teambijeenkomsten, etentjes en uitjes om waardering te tonen, jubilea, klant verwensessies, om er maar een paar te noemen. Die events zijn nu online gegaan. En het probleem is: ze werken niet, of in elk geval minder goed. Gelukkig is er een duidelijke geschenktrend: goodies voor virtuele evenementen. Om deze festiviteiten een beetje minder virtueel te maken!

Virtuele bedrijfsuitjes

We zien het steeds vaker. Slimme CEO’s zoeken naarstig naar nieuwe manieren om het commitment van werknemers en de loyaliteit van klanten te stimuleren. Een technologiebedrijf bijvoorbeeld organiseert traditioneel in het voorjaar een personeelsuitje, met vertier en lekker eten op een prachtige locatie. Nu het online moest, besloot men een extra verrassingcomponent toe te voegen. De medewerkers werd gevraagd zich aan te melden via speciaal ontworpen portals, waarbij ze konden kiezen uit drie thema’s: Big Night In, Hoppin ’For Joy of Game Night.

Tip: Teamuitje gecanceld door corona? Stuur een super originele uitnodiging voor je online bedrijfsuitje! Bekijk 4 voorbeelden originele brievenbus uitnodigingen voor online bedrijfsuitjes.

Voor het virtuele uitje hadden de medewerkers thuis elk een eigen pakketje ontvangen met de opdruk ‘Niet openen vóór 3 april’. De inhoud (die al het prettigs van het traditionele uitje vertegenwoordigde, eten, drank en vermaak) moesten de medewerkers allemaal tegelijk tijdens het virtuele evenement uit de doos halen. En zo ontstond toch een real-time, gedeelde fysieke ervaring, al was het op Zoom. Dat werd gewaardeerd.

Relatiegeschenken en goodies voor virtuele evenementen

Een swag-box van je digitale congres of limited edition merchandise. YouTube pakt uit met een originele pizzadoos uitnodiging. Dergelijke tastbare goodies, uit te delen bij virtuele evenementen, worden steeds populairder.

We kunnen 2 verschillende typen onderscheiden:

  1. “Borrelbox” – geschenken vormen een geweldige aanvulling op intiemere virtuele feestjes en partijen. Het Vrijmibo-pakket vervangt het pre-corona diner of de borrel die normaliter gegeven zou worden. Zo kunnen de genodigden nog steeds (coronaproof) “samen een drankje doen” of “hapje eten”. Ongeacht waar ze zich op dat moment fysiek bevinden.
  2. Grotere events die bedoeld zijn om de teamgeest en betrokkenheid van werknemers te onderhouden, worden ingeruild voor sessies waarbij de collega’s kunnen kiezen uit een aantal thema-gerelateerde cadeaus. Al dan niet aangevuld/uitgebreid na een geestelijke ( of zelfs fysieke, zie vitaliteit cadeau tips) prestatie geleverd te hebben via online ‘wedstrijden / challenges’. 
Google IO 2018 zomerse goodiebag zomer relatiegeschenken
Thema goodiebag
borrelnootjes in brievenbus verpakking uitnodiging online bedrijfsuitje
Borrelbox (brievenbus pakket)

Takeaway: Behoefte aan menselijk contact blijft in coronatijd

We hebben nog steeds enorm behoefte aan menselijk contact, hoe dan ook. Het is gek, hoewel virtuele vergaderingen ons laten voelen dat we elkaar niet kunnen ruiken, zien en voelen, geven ze ons toch een o zo klein kijkje in elkaars privé. Via boekenkasten, zich opdringende kinderen en per ongeluk schaars gekleed passerende huisgenoten. Soms wanen deelnemers zich zelfs geheel onbespied!

thuiswerk corona dresscode mode alberth heijn reclame slippers man
Credits: Albert Heijn

Deze onverwachte intimiteit vertaalt zich ook in de aard der geschenken: zo gaf haast niemand vroeger wellness-vouchers, nu aarzelen organisaties niet om mindfulness cursussen, sportschool abo’s, ouderwetse spelletjes voor het hele gezin en “popcorn en filmavond” cadeaus te geven. Echt waar. Ook de gezinnen hebben een eigen rol in het thuiswerkmodel! 

De corona pandemie zorgt zeker voor uitdagingen, maar biedt ook nieuwe kansen. Buiten dat vervelende scherm, dat wel. 

Geschreven door

Arnette Koeman

Relatiegeschenk fanaat, dol op promotionele artikelen en reclame. Favoriete quote: "Anything one needs to market heavily is necessarily either an inferior product or an evil one. And it is highly unethical to portray something in a more favorable light than it actually is." - Nassim Nicholas Taleb in Antifragile